개요#
개업 첫 달에 부동산 계약서 양식을 어디서 받아 쓰느냐는 질문이 실무에서 드물지 않습니다. 협회 양식, 거래정보망 양식, 선배 사무소에서 받은 파일이 뒤섞여 있고, 어느 것이 법으로 정해진 서식이고 어느 것이 사무소가 고쳐 써도 되는 서식인지 모른 채 쓰는 경우가 많습니다. 문제는 그 구분을 몰라 생기는 손해가 과태료에서 끝나지 않는다는 점입니다. 확인·설명서에 서명·날인이 빠지면 업무정지 사유가 되고, 계약서에 법정 기재사항이 빠지면 분쟁 때 중개사가 설명한 내용을 증명할 수 없게 됩니다. 2022년부터 일산에서 상가만 중개해 온 백억부동산 일산점이 사무소에 갖춰야 할 부동산 계약서 양식을 법정 서식과 자율 서식으로 나눠 실무 관점으로 정리했습니다. 이 글을 끝까지 읽으면 서식마다 쓰는 시점, 근거 조문, 보존 기간을 한 표로 보고 사무소 서식 폴더를 정리할 수 있습니다.
1. 부동산 계약서 양식은 두 묶음입니다#
법이 서식 자체를 정한 것은 생각보다 적은 편입니다. 나머지는 법이 "무엇을 적어라"만 정하고 모양은 사무소에 맡깁니다.
| 서식 | 구분 | 쓰는 시점 | 근거 | 보존 |
|---|---|---|---|---|
| 중개대상물 확인·설명서 | 법정 서식 (시행규칙 별지, 주거용·비주거용 등 구분) | 계약서 작성 전 설명하고 교부 | 공인중개사법 제25조 | 3년 |
| 전속중개계약서 | 법정 서식 (국토교통부령) | 전속중개 의뢰를 받을 때 | 공인중개사법 제23조 | 3년 |
| 거래계약서 | 기재사항만 법정, 모양은 자율 | 중개가 완성됐을 때 | 공인중개사법 제26조, 시행령 제22조 | 5년 |
| 공제증서 사본 | 발급 문서 교부 | 중개가 완성됐을 때 | 공인중개사법 제30조 | — |
| 가계약 영수증·합의서 | 자율 | 계약 전 돈이 오갈 때 | 민법 (계약금 성격 명시) | 사무소 기준 |
| 위임장·인감 확인 | 자율 | 대리인이 계약할 때 | 민법 대리 규정 | 계약서와 함께 |
| 개인정보 수집·이용 동의서 | 자율 (항목은 법정) | 손님 정보를 받을 때 | 개인정보 보호법 제15조 | 목적 달성 후 파기 |
| 중개보수 영수증·현금영수증 | 영수증은 자율, 현금영수증은 의무발행 | 보수를 받을 때 | 소득세법 현금영수증 의무발행 | 5년 |
표의 서식 파일은 부동산 계약서·서식 모음에서 내려받을 수 있고, 아래는 각 서식에서 실무가 자주 틀리는 지점입니다.
2. 확인·설명서는 양식을 바꾸면 안 되는 서식입니다#
중개대상물 확인·설명서는 공인중개사법 시행규칙이 별지 서식으로 정해 두었고, 주거용 건축물과 비주거용 건축물의 서식이 다릅니다. 상가는 비주거용 서식을 쓰며, 업무용·상업용·공업용과 매매·임대를 같은 서식 안에서 고릅니다. 사무소가 항목을 빼거나 칸을 합친 변형본은 법정 서식이 아닙니다.
WARNING
확인·설명서에서 실무 사고가 나는 자리는 내용이 아니라 서명란입니다. 개업공인중개사와 거래당사자 쌍방의 서명·날인이 모두 있어야 하고, 소속공인중개사가 설명했다면 소속공인중개사도 함께 서명·날인합니다. 서명·날인 누락은 공인중개사법 제25조 제4항 위반으로 업무정지 처분 사례가 있습니다.
교부한 확인·설명서는 원본·사본·전자문서 중 하나로 3년 보존합니다. 상가에서 어느 항목을 어떻게 채우는지는 상가 중개대상물 확인·설명서 작성 실무에 따로 적어 두었습니다.
3. 거래계약서는 모양이 아니라 기재사항이 법정입니다#
거래계약서는 법이 정한 서식이 없습니다. 협회 양식이든 거래정보망 양식이든 사무소가 만든 양식이든, 시행령 제22조 제1항의 기재사항이 다 들어 있으면 됩니다. 거래당사자 인적사항, 물건의 표시, 계약일, 거래금액·계약금액과 지급 일자, 물건 인도 일시, 권리 이전 내용, 조건이나 기한, 확인·설명서 교부 일자, 그 밖의 약정 내용입니다. 국토교통부도 세부 기재 방법은 따로 정하지 않았고 표준 서식은 법정 양식이 아니라고 답한 바 있어, 판단 기준은 "기재사항이 빠졌는가"입니다.
실무에서 가장 자주 빠지는 칸이 확인·설명서 교부 일자라는 점을 기억해야 합니다. 계약서 양식에 그 칸이 없으면 특약란에라도 적어야 하고, 빠지면 업무정지 대상이 될 수 있습니다. 작성한 계약서는 5년 보존하되, 공인전자문서센터에 보관한 전자계약은 사무소 보존 의무가 면제됩니다. 전자계약의 장단점은 부동산 전자계약 시스템 실무에서 다뤘습니다. 임대차는 법무부·국토교통부의 상가건물 임대차 표준계약서를 바탕으로 쓰되, 상가에 꼭 넣는 특약은 상가 임대차 계약 특약 조항 모음을 참고하면 됩니다.
4. 자율 서식은 사무소가 만들되 빠뜨리면 안 되는 문장이 있습니다#
법이 모양을 정하지 않은 서식이라고 아무렇게나 써도 되는 것은 아닙니다. 분쟁 때 효력을 좌우하는 문장이 하나씩 있습니다.
| 자율 서식 | 빠뜨리면 생기는 일 | 꼭 들어갈 문장 |
|---|---|---|
| 가계약 영수증 | 돌려줄 돈인지 해약금인지 다툼 | 이 돈의 성격(계약금 일부인지, 반환 조건) |
| 위임장 | 대리인 계약의 효력 다툼 | 위임 범위(계약 체결·잔금 수령 여부)와 인감증명 첨부 |
| 개인정보 동의서 | 수집 자체가 위법 | 수집 항목·이용 목적·보유 기간·거부권 (개인정보 보호법 제15조 제2항) |
| 중개보수 확인서 | 보수 액수·지급 시기 분쟁 | 요율·금액·부가세 별도 여부·지급 시기 |
가계약금을 받을 때 영수증에 어떤 문장을 넣는지는 가계약금·계약금 수수 실무에, 손님 정보를 받고 보관하고 지우는 순서는 중개사 개인정보 보호 실무에 있습니다. 중개보수는 서식보다 증빙이 문제입니다. 10만 원 이상 현금으로 받으면 손님이 요구하지 않아도 현금영수증을 발행해야 하고, 사업자 손님에게는 세금계산서를 끊습니다.
5. 서식 폴더를 정리하는 순서#
부동산 계약서 양식을 정리할 때는 파일을 모으는 것이 아니라 버리는 것부터 합니다. 첫째, 확인·설명서와 전속중개계약서는 법령정보센터의 현행 별지 서식으로 바꾸고 옛 버전은 지웁니다. 비주거용 확인·설명서는 2021년 12월 개정본이 현행이므로 그 이전 서식이 남아 있으면 폐기합니다. 둘째, 거래계약서 양식은 시행령 제22조 기재사항을 한 줄씩 대조해 빠진 칸을 추가합니다. 셋째, 자율 서식 4종은 위 표의 문장이 들어 있는지 확인하고 사무소 이름·등록번호를 넣습니다. 이렇게 정리한 폴더를 전자계약과 종이 계약 두 경로에서 같은 버전으로 쓰면 보존 기간 관리가 한 번에 끝납니다.
부동산 계약서 양식 자주 묻는 질문#
Q. 협회 계약서 양식을 쓰면 법정 서식을 쓴 것인가요? 아닙니다. 거래계약서는 법정 서식이 없고 기재사항만 법정입니다. 협회 양식도 하나의 자율 양식이며, 기재사항이 들어 있는지는 사무소가 확인합니다.
Q. 확인·설명서를 전자문서로만 보관해도 되나요? 됩니다. 공인중개사법 제25조는 원본·사본·전자문서 중 하나를 3년 보존하도록 정합니다. 다만 서명·날인이 전자서명으로 남아야 합니다.
Q. 전속중개계약을 받을 때 사무소 양식을 써도 되나요? 안 됩니다. 전속중개계약서는 국토교통부령으로 정한 서식을 써야 하고, 체결 뒤 3년 보존합니다. 세부는 전속중개계약 vs 일반중개계약에 있습니다.
Q. 계약서와 확인·설명서의 보존 기간이 왜 다른가요? 계약서는 시행령 제22조 제2항에서 5년, 확인·설명서는 제25조와 시행령에서 3년으로 각각 정했기 때문입니다. 두 문서를 한 봉투에 보관한다면 긴 쪽인 5년에 맞춥니다.
핵심은 세 가지입니다. 첫째, 확인·설명서와 전속중개계약서만 서식이 법정이고 나머지 부동산 계약서 양식은 기재사항이 법정입니다. 둘째, 거래계약서는 확인·설명서 교부 일자 칸이 있는지 먼저 봅니다. 셋째, 자율 서식은 효력을 가르는 문장 한 줄이 들어 있어야 서식 노릇을 합니다. 서식 폴더의 버전 하나가 3년 뒤 분쟁의 증거가 됩니다.
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